DOKUMENTY APLIKACYJNE

• CV

CURRICULUM VITAE [CV], czyli życiorys zawodowy - ma umożliwić pracodawcy szybkie zapoznanie się z informacjami o potencjalnym pracowniku. Dlatego przygotowanie dobrego i dostosowanego do wymogów pracodawcy CV to sztuka.

Żeby znaleźć pracę musisz się najpierw przedstawić potencjalnemu pracodawcy.

Znasz już swoje mocne i słabe strony i wiesz, że na poszukiwanie pracy nie możesz udać się nieprzygotowany.

Zanim pracodawca zaprosi Cię na rozmowę kwalifikacyjną, uważnie prześledzi Twoje dokumenty w poszukiwaniu niezbędnych i najważniejszych z jego punktu widzenia cech.

Pamiętaj - nie ma jednego uniwersalnego wzoru pisania CV, ale są informacje, które muszą się w nim znaleźć. Wybór CV zależy od Twojego doświadczenia, cech i umiejętności.

Jakie mogą być CV?

CV chronologiczne

CV chronologiczne w jasny sposób pokazuje przebieg ścieżki naukowej i zawodowej. Miejsca edukacji i zatrudnienia podawane są w kolejności odwrotnej, czyli zaczynasz od ostatnio ukończonej szkoły i miejsca pracy, a kończysz na tych najdawniejszych. Ważne są tu daty, nazwy firm i opisy zakresów obowiązków.

CV funkcjonalne

Wybierane jest przez osoby, które długo pozostawały bez pracy lub też mają bardzo duże doświadczenie zawodowe. Przedstawia się w nim umiejętności zdobyte w trakcie pracy i studiów, eksponując te kwalifikacje, które będą cenne podczas pracy na oferowanym stanowisku.

Daje szansę na ukrycie przerw w zatrudnieniu, ponieważ kładzie nacisk na najważniejsze sukcesy, akcentuje kompetencje w jakiejś dziedzinie oraz osiągnięcia.

Ta forma CV nie jest zbyt popularna na rynku, a czasami pracodawcy podchodzą do niego z pewną ostrożnością. Spotyka się go coraz rzadziej, gdyż jego poprawne napisanie sprawia wiele trudności.

CV celowe (ukierunkowane)

Polecane osobom, które osiągnęły już wysoki poziom w jakiejś dziedzinie i pragną podnosić swoje kwalifikacje jeszcze wyżej.

Pozwala na skupienie się tylko na informacjach dotyczących interesującego stanowiska.

Istotna jest tu analiza osiągnięć, umiejętności cennych z punktu widzenia pracodawcy i wartości predyspozycji, dzięki którym pracodawca może uzyskać pełne informacje o kandydacie do pracy.

Jak pisać CV?

Pisanie CV to pierwszy etap w procesie ubiegania się o pracę. Nie jest to zadanie proste, bowiem dobry życiorys musi nie tylko spełniać wszystkie wymogi formalne, ale także być niepowtarzalny, wyróżniać się. Pamiętaj, że sprzedajesz na rynku pracy swoje doświadczenie zawodowe i umiejętności. Musisz zatem napisać najlepszą reklamówkę o sobie.

Przyszły pracodawca poznaje pracownika czytając jego CV oraz list motywacyjny. O tych dwóch dokumentów zależy właśnie dalsza kariera starającego się o pracę. Warto, więc przyłożyć się, by wywrzeć na pracodawcy dobre wrażenie.

Właściwe napisane CV powinno zawierać:

• imię i nazwisko, adres, numer telefon, adres e-mail;
• sprecyzowanie celu zawodowego;
• informacje o wykształceniu;
• prezentację doświadczenia zawodowego;
• wskazane jest umieszczenie informacji o dodatkowych kwalifikacjach oraz doświadczeniach;
• o zainteresowaniach możesz napisać, lecz nie jest to konieczne, gdyż to nie one będą decydować o wyborze lub odrzuceniu Twojej osoby. Czasami nawet lepiej je pominąć, aby nie zinterpretowano je na Twoją niekorzyść.

Jeśli zamieszczasz w CV zapis "referencje zostaną dostarczone na życzenie", wówczas musisz uzgodnić ten fakt z byłym pracodawcą, który miałby ich udzielić. Jeśli posiadasz jakieś wcześniej wystawione referencje (opinie), możesz je załączyć do składanych dokumentów, lecz na wyraźne życzenie pracodawcy.

Nie możesz zapomnieć o dopisaniu zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych dla potrzeb rekrutacji, bo w przeciwnym wypadku podanie nie będzie nawet rozpatrywane. Pamiętaj jednak, że oświadczenie takie piszemy tylko jeden raz, w CV lub liście motywacyjnym.

A oto 19 rad dla piszącego CV:

1. CV piszemy w określonych standardach w formie graficznej. Pamiętaj o marginesach, o stylu czcionki, itp. To musi być eleganckie.
2. Pisz na porządnym białym papierze formatu A-4, nie używaj taniego papieru.
3. Nie wprowadzaj zabawnych i dziwacznych efektów wizualnych. Dokument ten powinien być czytelny, a nie ekstrawagancki.
4. Zastanów się, co umieścisz w CV. Powinno być krótkie (1 strona A4, najwyżej 2), ale musi zawierać Twoje najważniejsza atuty. Jakie? Wykształcenie, doświadczenie, umiejętności. Czasem największym atutem może być coś pozornie błahego. Napisz, że udzielałeś korepetycji np. z fizyki, jeśli masz być szkoleniowcem - korepetycje oznaczają, że umiesz uczyć.
5. Nie pisz w pierwszej osobie, lepiej pisać w trzeciej osobie liczby pojedynczej.
6. Zadbaj o poprawność. Wystarczy jeden błąd ortograficzny, by zdyskwalifikowano Ciebie. Nie daj się przyłapać na błędach gramatycznych.
7. Pisz językiem prostym, lecz nie prymitywnym. Krótkimi zdaniami, równoważnikami zdań (zwróć uwagę na to, że w większości CV nie operuje się teraz zdaniami, lecz szablonami i myślnikami). Niech Twój życiorys będzie łatwy w czytaniu.
8. Nie używaj żargonu i nie stosuj skrótów niezrozumiałych dla innych.
9. Dla życiorysu bardzo ważny jest odwrócony układ chronologiczny. Zarówno w edukacji, jak i w doświadczeniach zawodowych na początku piszemy to, co robiliśmy ostatnio. Dopiero na końcu umieszczamy, gdzie zaczynaliśmy pracę.
10. Błędem jest podawanie w doświadczeniach zawodowych tylko roku zatrudnienia, np. 2001-2003 r., bez podawania miesięcy. Nie wiadomo wówczas, jak długo osoba pracowała na danym stanowisku. Może od grudnia 2001 do stycznia 2003, a może odwrotnie od stycznia 2001 do grudnia 2003, co nam daje de facto dwa dodatkowe lata.
11. Oprócz danych faktograficznych ważne są również obowiązki i sukcesy na danym stanowisku (dot. osób posiadających doświadczenie zawodowe). Brak takich informacji to duży błąd.
12. Opisz swoje doświadczenia pozazawodowe, np.: działalność w kołach naukowych, aktywność w harcerstwie, organizację obozów sportowych. Pracodawcy to bardzo doceniają.
13. Pisząc nt. swoich umiejętności językowych podaj stopień znajomości danego języka. Zdarza się, że kandydaci, aby ukryć brak dobrej znajomości języka wpisują tylko, np. angielski, niemiecki bez określonego stopnia znajomości lub dodają sformułowania "bierny", które nie określa stopnia znajomości języka obcego. Taki opis nie umknie uwadze osoby przeprowadzającej rekrutację. Nie wpisuj również - "język polski - native".
14. Zawrzyj w CV coś, co w pozytywny sposób utkwi w pamięci czytającego. Napisz, że jesteś Mistrzem Polski w brydża, interesujesz się historią Nowej Zelandii albo masz kolekcję starej broni. A jeśli nie masz żadnego takiego atutu, zadaj sobie pytanie, dlaczego? Czy na pewno nie masz żadnej pasji, którą szczególnie rozwijasz?
15. Wytłuść 4 - 5 swoich najważniejszych atutów. Niech rzucają się w oczy już w pierwszej chwili. Pamiętaj, że wielu doradców personalnych poświęca we wstępnym etapie selekcji tylko 20 - 40 sekund na jeden życiorys. Twoje zalety muszą dostrzec w tak krótkim czasie.
16. Nie kłam. Pracodawcy wiedzą, że wielu kandydatów lubi "naginać fakty". Pierwsze pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej, to często weryfikacja faktów z życiorysu. Jeśli wyjdzie na jaw, że kręcisz - Twoja szansa na pracę zmaleje do zera.
17. Jeśli pracodawca oczekuje fotografii - dołącz ją (przyklejając ją lub doszywając w schludny sposób). Co masz do stracenia? Jeśli chcesz ukryć swój wygląd, i tak to się nie uda - przecież spotkacie się na rozmowie kwalifikacyjnej.
18. Wyślij CV w eleganckiej kopercie, napisz czytelnie adres, naklej schludnie znaczek. Koperta to pierwsze wrażenie - zadbaj o nie. To samo, jeśli wysyłasz CV e-mailem: zachowaj je w formacie, który da się odczytać na każdym komputerze, zadbaj by nic się nie przesuwało podczas otwierania, sprawdź, czy plik nie zawiera wirusów.
19. Nie wysyłaj kserokopii życiorysu.

Pamiętaj - Twoje CV musi robić wrażenie. Od tego zależy to, czy przejdziesz do następnego etapu i spotkasz się z pracodawcą na rozmowie kwalifikacyjnej.

Jakie fakty najlepiej pominąć w CV?

1. egzaminy, których nie zdałeś;
2. zdrowie jeśli jest nie najlepsze - poważne choroby fizyczne i psychiczne;
3. pierwsze krótkotrwałe posady, które nie mają nic wspólnego z Twoimi planami zawodowymi (dot. osób, które pracowały co najmniej kilka lat);
4. przyczyny odejścia z pracy;
5. adresy firm oraz nazwiska i funkcje osób, dla których pracowałeś;
6. wysokość obecnej pensji, i tej którą chciałbyś otrzymać;
7. stan cywilny;
8. wiek dzieci;
9. przynależność do związków zawodowych i zapatrywania polityczne;
10. niebezpieczne zainteresowania, np. spadochroniarstwo;
11. wyższe kwalifikacje, gdy posada, o którą się starasz ich nie wymaga;
12. zdjęcie;
13. referencje;
14. imiona rodziców, nazwisko panieńskie matki, płeć i imiona dzieci oraz trzy różne adresy - wybierz ten, pod którym najczęściej przebywasz
15. i skąd ewentualnie będziesz dojeżdżać do pracy;
16. wszystko to, co może sprawić, że będziesz odebrany jako osoba dziwaczna.

Z przykładowymi wzorami CV możesz zapoznać się, np. w Biurze Karier lub Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej.

CV po europejsku

Komisja Europejska, wychodząc naprzeciw potrzebom przyszłych pracowników i ułatwiając rekrutację potencjalnym pracodawcom, opracowała uniwersalny wzór CV.

Podzielony jest on na segmenty dotyczące:

• doświadczenia zawodowego;
• wykształcenia i odbytych szkoleń;
• znajomości języków obcych oraz
• umiejętności pozazawodowych.

W każdej części osoba starająca się o pracę może wymienić te informacje, które chce. Jednocześnie CV zachowuje jasną i przejrzystą formę tak, że czytający go pracownik działu personalnego otrzymuje wszystkie niezbędne informacje o życiorysie kandydata do pracy w standaryzowanej formie.

Wzór CV oraz informacje o tym jak go pisać dostępne są w 13 językach na stronie: www.cedefop.eu.int/transparency/cv.asp

Niestety nie ma jeszcze wersji polskiej. Miejmy nadzieję, że wkrótce pojawi się.

• LIST MOTYWACYJNY

Przygotowałeś już CV, kolejny etap to sporządzenie listu motywacyjnego.

Jest to pismo skierowane do pracodawcy, rozwijające elementy CV. Koniecznie musisz zawrzeć w nim informacje o Twojej przydatności do pracy na stanowisku, o które się ubiegasz. Słowem, musisz udowodnić, że jesteś tą osobą, którą chce zatrudnić.

Pomocne w napisaniu listu motywacyjnego mogą okazać się odpowiedzi na kluczowe pytania:

• Dlaczego staramy się o pracę w tej właśnie firmie?
• Dlaczego interesuje nas dane stanowisko?
• Jaką korzyść osiągnie pracodawca, jeżeli nas zatrudni?

Nie powtarzaj informacji, które zamieściłeś w CV, staraj się ewentualnie delikatnie wyeksponować najważniejsze z nich. Postaw na siebie! Potencjalny pracodawca dowiedział się już sporo o Twojej edukacji, doświadczeniu, zainteresowaniach i umiejętnościach. Teraz interesuje go, dlaczego Ty sam uważasz, że nadajesz się do podjęcia pracy u niego.

List motywacyjny, podobnie jak CV, musi zawierać w nagłówku takie informacje jak: Twoje imię i nazwisko, adres, numer telefon, adres e-mail, a także nazwę i adres pracodawcy.

Swój list możesz zacząć od słów:

Szanowny Panie/Szanowna Pani,
Szanowny Panie Dyrektorze/Szanowna Pani Dyrektor,
Szanowny Panie Prezesie/Szanowna Pani Prezes... etc.


Gdy odpowiadasz na ogłoszenie, koniecznie podaj jego numer referencyjny.

Następnie napisz kilka słów o sobie pod kątem stanowiska, o które się ubiegasz. Wyjaśnij, dlaczego starasz się o pracę w tej firmie i dlaczego jesteś właściwą osobą na to stanowisko.

Jeśli nie spełniasz wszystkich wymogów (prawdopodobnie nie ma takich osób), podaj tylko te cechy i umiejętności, które mogą okazać się przydatne w przyszłej pracy, zadeklaruj chęć uczenia się, wykaż się znajomością firmy i branży, w której działa.

W ostatnim akapicie zaoferuj swoją gotowość do spotkania się i szczerego zaprezentowania swojej osoby na rozmowie kwalifikacyjnej.

List zakończ formułą: "Z poważaniem", "Z wyrazami szacunku" i podpisz się własnoręcznie (oczywiście czytelnie).

Nie możesz zapomnieć o dopisaniu zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych, pod warunkiem, że nie umieściłeś jej w swoim CV.

A oto 17 najważniejszych rad dla piszącego list motywacyjny:

1. Pisz na białym czystym papierze. Udziwnienia w rodzaju papier kredowy, papier ze znakiem wodnym, itp. nie są mile widziane. Obowiązuje prostota i estetyka. Jeśli jest to tylko możliwe list powinien być wydrukowany.
2. List zacznij pisać dopiero, gdy skończysz CV. Wtedy będziesz wiedzieć, jak list motywacyjny może sprawnie uzupełniać życiorys.
3. Pamiętaj, że zarówno pisownia i gramatyka muszą być bez zarzutu.
4. Postaraj się, by wstęp odwoływał się do konkretnej osoby. "Szanowny Pan Jan Kowalski/Pani Maria Wesołowska" brzmi lepiej niż tylko "Szanowny Pan/Pani". Zawsze zwracaj się do osoby, która może Cię zatrudnić. Zaadresuj kopertę imiennie do osoby, która będzie podejmować decyzję przyjęcia do pracy.
5. Do działu personalnego - bez względu na jego ważność - pisz tylko wówczas, gdy chcesz podjąć w nim pracę. Jeśli już musisz pisać "do działu" sprawdź dokładnie, jaka jest jego nazwa - dział personalny, dział zarządzania zasobami ludzkimi, dział spraw osobowych, etc. Nie każda firma stosuje to samo nazewnictwo.
6. Jeśli wysyłasz dokumenty do firmy doradztwa personalnego, a nie jest to odpowiedź na konkretne ogłoszenie, na wstępie określ swoje cele zawodowe, oczywiście z pewnym przybliżeniem, np. "chciałbym podjąć pracę związaną z badaniami marketingowymi".
   Dzięki temu doradcy personalni będą wiedzieli, o jakich ofertach pracy informować Cię w przyszłości.
7. Pisz zwięźle, krótko. Całość powinna się zmieścić na jednej stronie A4.
8. Pamiętaj, że jeden akapit to jedna myśl. Lepiej 6 - 7 akapitów niż 3 długie: wstęp, rozwinięcie, zakończenie.
9. Pisz zrozumiale - zdania nie powinny epatować naukowym językiem, choć pamiętaj, że od prostoty niedaleko do prostactwa.
10. Na wstępie zaznacz, na jakie ogłoszenie odpowiadasz bądź, na jakie stanowisko aplikujesz. Podaj nazwę stanowiska albo numer referencyjny podany w ogłoszeniu (ewentualnie datę i miejsce jego publikacji). Ułatwi to dopasowanie Twoich dokumentów do odpowiedniego vacatu - a czasem bywa ich kilka w tej samej firmie.
11. Następnie podaj przyczynę napisania listu, lecz z punktu widzenia odbiorcy oraz wymień korzyści, jakie może on z tego tytułu odnieść. Zacznij, np. od słów:
    "Wasze dotychczasowe osiągnięcia ..."
    "Wasze ogłoszenie bardzo zainteresowało mnie ...".
    Pracodawcę interesuje dlaczego to właśnie Ciebie warto zatrudnić, czym się wyróżniasz, jakie wymierne korzyści odniesie jego firma mając takiego pracownika, jak Ty. Pamiętaj, że musi być to poparte Twoimi predyspozycjami i umiejętnościami.
12. Nie powtarzaj tego, co jest w CV, raczej uzasadnij najważniejsze atuty przedstawione w CV (np. w życiorysie napisałeś, że znasz się na komputerach, w liście napisz, więcej - "Jako programista władający biegle językiem angielskim/niemieckim ...").
13. Napisz też więcej o swojej osobowości, charakterze, motywacji do pracy właśnie w tej firmie, (ale nie pisz wazeliny w rodzaju "jesteście najlepsi"), które spełnią oczekiwania Twego potencjalnego pracodawcy.
14. Pamiętaj, jeśli nie wiesz na jakim stanowisku chciałbyś pracować lub też jest Ci obojętny rodzaj wykonywanej pracy w danej firmie, bądź pewny, że Twoje dokumenty wylądują w koszu.
15. Kończąc list motywacyjny podziękuj za poświęconą Ci uwagę i zasugeruj możliwość przedyskutowania spraw podczas spotkania kwalifikacyjnego. Spróbuj skłonić swojego czytelnika do podjęcia jakichś działań. Napisz więc, np. "Będę oczekiwać Państwa odpowiedzi"; "Liczę na sposobność do osobistej rozmowy"; "Jeśli dojdą Państwo do wniosku, że byłbym przydatny, chętnie spotkam się z Państwem, by porozmawiam na ten temat"; "Chciałbym spotkać się z Państwem, aby powiedzieć więcej na temat faktów przedstawionych w CV oraz odpowiedzieć na pytania. Oczekuję Państwa odpowiedzi".
16. Nie zapomnij o końcowej formule grzecznościowej:
    

    "Z wyrazami szacunku";
    "Z poważaniem";
    "Łączę wyrazy szacunku";
    "Dziękując za poświęcony mi czas, łączę wyrazy szacunku", itp.

17. Na koniec dodaj formułę, która brzmi: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia rekrutacji (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Dz.U. nr 133 poz. 833 z dn. 29.08.97)."
    Jeśli się nie mieści w liście, możesz ją wydrukować w swoim CV.

Najczęściej popełniane błędy podczas pisania listu motywacyjnego.

Niewłaściwa nazwa pracodawcy w nagłówku. Złe dane adresata powodują, że pracodawca nie czyta listu zaadresowanego do kogoś innego. Można w ten sposób stracić cenną pracę.

Powielanie szablonów listów motywacyjnych. Dla osób prowadzących rekrutację są one nieciekawe i mogą nie pokrywać się z rzeczywistością.

Opisywanie informacji zawartych w CV całymi zdaniami. List stanowi uzupełnienie Twojego życiorysu.

Za długi list motywacyjny. Najbardziej optymalny powinien być na 3/4 strony. 2 strony to już za dużo do czytania.

Za krótki list. Tekst w rodzaju "Jestem zainteresowany podjęciem pracy w charakterze ... Proszę o kontakt. Mój adres poniżej." - jest niedopuszczalny.

Zdanie w rodzaju "Zadzwonię do Państwa za dwa tygodnie" jest po prostu niegrzeczne.

Podpisując się nie używamy zwrotu grzecznościowego Pan M. Kowalski. Aby nie było wątpliwości co do płci podaj pełne swoje imię.

Używanie takich zwrotów i słów jak:

• Być może ...
• Jeśli ...
• Jeśli tylko ...
• Mam wrażenie ...
• Może ...
• Mógłbym ...
• Myślę, że ...

Powoduje, że jesteś postrzegany jako osoba, której brak pewności siebie.

• KWESTIONARIUSZ OSOBOWY

Kwestionariusz osobowy jest to druk wypełniany przez kandydata do pracy i obowiązkowo powinien się znaleźć w dokumentach osobowych każdego pracownika.

Zawiera on podstawowe informacje niezbędne do prawidłowego zatrudnienia pracownika.

Na podstawie zawartej w nim informacji, pracodawca dokonuje, m.in. zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego.

Często kwestionariusz osobowy jest jedynym dokumentem, jaki składa kandydat do pracy w przypadku, gdy pracodawca nie ma innych oczekiwań.

Pamiętaj, że kwestionariusz osobowy należy wypełniać pismem czytelnym (kaligraficznym) bez błędów i skreśleń.

Aby poprawnie wypełnić go dokładnie czytaj polecenia pod każdą ramką.

Dane zawarte w tym dokumencie muszą być zgodne z danymi zawartymi w innych przedkładanych dokumentach.

Po wypełnieniu musisz własnoręcznie podpisać go.

Wzorów kwestionariusza osobowego jest bardzo dużo. Nie ma jednego obowiązującego w całym kraju druku kwestionariusza. Często są one dokumentami opracowanymi tylko na użytek danej firmy.